Elektronische Rechnungen sind bei steuerpflichtigen Leistungen innerhalb Deutschlands zwischen Unternehmen (B2B) sowie bei Geschäftsbeziehungen mit dem öffentlichen Dienst (B2G) Pflicht.
E-Rechnungen (nach DIN EN 16931) sind entweder ZUGFeRD-Dateien, das sind PDF-Dateien mit eingebettetem XML oder reine XML-Dateien. Der Aufbau der XML-Dateien sind in der Norm definiert.
Sofern nichts anderes vorgegeben ist, empfehle ich ZUGFeRD. Das Format besteht aus einer für den Menschen lesbaren PDF-Datei und einer computerlesbaren XML-Datei, die in der PDF Datei eingebettet ist. Bei B2G wird das Format XRechnung benutzt.
Diese Norm besteht aus mehreren Teilen:
Datenmodell der E-Rechnung
Beschreibung von notwendigen Feldern in Rechnungen und den dazugehörigen Regeln. Z.B. muss eine Rechnungsnummer vorhanden sein, für Umsatzsteuer gibt es 9 verschiedene Kategorien, die Summe der Positionen müssen der Gesamtsumme entsprechen...
Syntaxen zur Umsetzung
Analyse von vorhandenen XML-Schemata und Auswahl von zwei Varianten, die Teil 1 erfüllen: CIl und UBL können alle Felder aus Teil 1 darstellen, damit sind diese beiden XML-Varianten für die DIN EN 16931 nutzbar.
Zuordnung der Felder zu XML-Elementen
Hier werden die Felder aus Teil 1 zu den XML-Elementen der in Teil 2 erlaubten Varianten (CII und UBL) zugeordnet
EN 16931 besteht aus mehreren Teilen
Wichtig für das Verständnis der E-Rechnung ist eigentlich nur der erste Teil. Alle weiteren Teile präzisieren die technische Umsetzung in XML.